Differenze inventariali nel retail: quali le strategie per gestire le perdite

È stata presentata la survey “Misurare e analizzare le differenze inventariali: linee guida per il settore retail e gdo”, realizzata da Crime&tech, spin-off dell’Università Cattolica del Sacro Cuore – Transcrime, con il supporto di Checkpoint Systems.

Illustrata da Marco Dugato e Caterina Paternoster, Crime&tech, Università Cattolica del Sacro Cuore – Transcrime, la ricerca fa non solo il punto sul tema delle differenze inventariali nel retail e nella grande distribuzione, ma cerca di suggerire strategie per garantire un miglioramento nel processo di gestione delle perdite e quindi ottenere una maggiore efficienza aziendale adottando un approccio sistematico al problema.

Come ricordato da Dugato, lo studio si pone come obiettivo infatti l’identificazione di buone pratiche che possano aiutare le aziende a impostare – o migliorare – il proprio sistema di rilevazione e analisi delle differenze inventariali evidenziando l’esigenza di un approccio metodologico ben definito e sistematico. Questo è stato possibile attraverso la raccolta di esperienze nazionali e internazionali e di una serie di interviste individuali a oltre 30 professionisti in rappresentanza delle principali aziende del settore Retail e gdo in Italia, coprendo diversi settori merceologici e formati di punto vendita, per un totale di più di 13.500 punti vendita su tutto il territorio nazionale.

Focus sulle cause delle differenze inventariali

Cosa si intende per differenze inventariali? Tradizionalmente viene definito in questo modo lo scarto tra la quantità di prodotti teoricamente in giacenza e quella effettivamente registrata in fase di inventario. “Le cause che possono generare questa differenza sono molto eterogenee. Riconoscere questa complessità e mappare le diverse fonti di differenze inventariali all’interno delle proprie attività è il primo passo che un’azienda deve fare per poter strutturare un efficace piano di interventi correttivi”, ha precisato Marco Dugato.

La mappatura deve identificare i diversi processi in cui i prodotti vengono movimentati e gestiti e nei quali le perdite possono quindi potenzialmente generarsi. Tra questi vanno ricordate le attività dei punti vendita, dei magazzini, delle piattaforme logistiche e la gestione dell’intera supply chain.

Nell’identificare le possibili cause di differenze inventariali “è importante distinguere le cause di natura criminale da quelle di natura operativa. Nel primo caso, la perdita è generata da attori interni o esterni all’azienda. Nel secondo caso, gli ammanchi derivano invece da errori o inefficienze nella gestione dei processi interni”.

La necessità di dati affidabili

Una volta effettuata una panoramica completa di attività e processi all’interno dei quali possono generarsi delle differenze inventariali è necessario raccogliere dati affidabili che permettano di quantificare quanto le differenti cause incidano sul totale delle perdite. Un passaggio – come sottolineato da Dugato –fondamentale, perché permette di indirizzare gli interventi correttivi o gli investimenti dove è più necessario.

L’inventario è la prima fonte di informazione per la costruzione di un sistema efficace di rilevazione e contrasto alle differenze inventariali. “Dalle interviste e dagli studi effettuali in precedenza emerge una forte variabilità nella frequenza dello svolgimento dell’inventario tra le aziende: alcune svolgono solo l’inventario fiscale annuale, mentre altre, attraverso l’adozione di soluzioni tecnologiche come ad esempio l’RFID, sono in grado di avere una situazione aggiornata in tempo reale”.

Per ottenere un dato il più possibile aggiornato, le aziende che ricorrono solo all’inventario fiscale annuale dovrebbero prevedere anche inventari aggiuntivi semestrali, mensili o anche settimanali, che si focalizzino sulle categorie di prodotti più a rischio o a rotazione sui vari dipartimenti presenti nel punto vendita/ magazzino, soluzione adottata oramai da molte aziende. “È importante però che questi inventari periodici siano effettuati seguendo una programmazione sistematica e soprattutto in coordinamento con i diversi dipartimenti aziendali con l’adozione di criteri comuni a tutta l’azienda. Questo consente di avere dati in grado di generare analisi realistiche ed utilizzabili in chiave comparativa”.

In aiuto arriva l’uso di sistemi RFID o di altre tecnologie legate alla tracciatura dei prodotti, garantendo così la possibilità di avere un monitoraggio costante delle merci e dei loro spostamenti, oltre ad una stima attendibile della situazione degli stock in tempo reale. Tuttavia, permangono alcune limitazioni tecnologiche ed organizzative che ne limitano l’adozione da parte di alcune aziende.

Giulia Giacomel, Retail Asset Protection Manager Emea – Loss Prevention di Luxottica, conferma questa difficoltà: “Non è semplice far partire certi processi di RFID su tutta la filiera. Inoltre sono necessarie figure professionali formate e preparate per leggere e interpretare questa enorme mole di dati che parte dalla produzione e arriva al consumatore”.

Non basta l’inventario

Se l’inventario è la prima fonte di informazione, non è certamente l’unica per investigare le differenze inventariali. Per classificare e interpretare in modo corretto il dato inventariale è necessario integrarlo con altre informazioni.

Come rimarcato da Caterina Paternoster, “Dalle interviste effettuate è emersa una molteplicità di fonti interne all’azienda che dovrebbero essere analizzate congiuntamente con il dato inventariale. Come, ad esempio i dati sull’affluenza dei clienti; i dati di cassa (acquisti, storni, resi); quelli relativi agli acquisti online, ai furti identificati o agli allarmi, segnalazioni, o interventi del personale di security. Alcuni di questi dati, come abbiamo visto, sono raccolti da fornitori esterni nello svolgimento delle loro attività (società di vigilanza privata o di pulizie). È importante quindi instaurare dei protocolli tra le aziende e i propri fornitori per favorire la condivisione di dati e informazioni garantendo da un lato una migliore base informativa per le analisi e dall’altro una maggiore responsabilizzazione dei fornitori esterni rispetto al reperimento di informazioni utili».

Sulla condivisione dei dati concordano anche le grandi aziende. Lo ricorda Claudio Carrassa, Head of Security di Mediaworld, intervenuto alla tavola rotonda: “La condivisione dei dati è fondamentale all’interno delle diverse divisioni aziendali. Perché consente un maggior coinvolgimento e una security più trasversale alle diverse aree. Per semplificare, quello che chiediamo ad addetti e fornitori non è un intervento, ma una segnalazione. Facendo così il dato si presenta attuale e coerente”.

Per meglio comprendere le dinamiche interne all’azienda, è importante anche ricercare dati che riguardano i contesti territoriali e sociali all’interno dei quali le aziende si trovano ad operare. Per esempio disporre di informazioni relative alla criminalità sul territorio grazie al confronto con le forze di polizia, oppure attraverso l’analisi di fonti aperte e lo scambio di informazioni con altre aziende.

Le contromisure

Una volta identificati i punti vendita o i processi più vulnerabili, ha sottolineato Paternoster, è possibile attivare i vari attori coinvolti per identificare le soluzioni tecnologiche o operative più adatte a risolvere l’inefficienza registrata.
“L’adozione di una particolare contromisura – sia di natura tecnologica che operativa –deve sempre essere preceduto da un’analisi di diversi criteri. Il primo aspetto da tenere in considerazione è il tipo di problema che si vuole risolvere. Infatti è importante determinare se si tratta di un problema relativo alla sicurezza esterna, interna o di tipo operativo”.

Nel caso in cui il problema sia di tipo criminale, è importante fare attenzione ad alcuni elementi. Un primo fattore è la grandezza del negozio e le sue caratteristiche strutturali: gli spazi ampi, a più piani, con tanti punti ciechi (ne sono un esempio le aziende gdo, diy e fast fashion) hanno maggior rischio di essere soggetti a furti interni ed esterni.

“Un secondo aspetto su cui focalizzarsi è la tipologia di vendita, se assistita o meno, e il livello di turnover del personale, che riflette in maniera accurata anche il livello di coinvolgimento sul tema security dei dipendenti all’interno del negozio. Il personale rappresenta la prima linea nel contrasto alle differenze inventariali di natura criminale, e la sua formazione è fondamentale anche in ottica preventiva”.

Nella scelta delle contromisure più adatte è necessario guardare anche al prodotto, alle sue caratteristiche fisiche, al valore e alla tipologia. Le dimensioni, il materiale e il tipo di packaging sono alcune delle caratteristiche che devono essere considerate nella scelta della contromisura più adatta, in particolare nella scelta dell’applicazione di sistemi antitaccheggio. Per quanto riguarda la tipologia di prodotti, un aspetto importante è la presenza o meno di prodotti freschi: a causa del valore medio più elevato e della maggiore semplicità nell’alterazione del dato inventariale dovuto alla deperibilità più facile, questi possono essere i prodotti maggiormente a rischio.

Alcuni degli aspetti da tenere in considerazione nella scelta di contromisure contro cause di natura criminale sono rilevanti anche per problematiche operative, come le caratteristiche fisiche e il tipo di prodotto o la grandezza e struttura dello store. Anche il turnover del personale è un fattore discriminante: se alto, la formazione dei dipendenti relativamente ai processi risulta essere un punto fondamentale su cui lavorare.