Guida per data room M&A. Valutazioni, Q&A e negoziazione

Il processo di acquisizione e fusione è spesso conosciuto con il suo acronimo inglese M&A, cioè mergers and acquisitions.

Gli addetti ai lavori sanno che questo è un processo di verifica delicato e che può richiedere tempo. Sicuramente, richiede pazienza ed attenzione ai dettagli, perchè questa raccolta di dati è fondamentale per iniziare e per portare a termine con successo la fusione di diverse aziende (di ogni dimensione) oppure l’acquisizione di un’impresa. 

Tra le informazioni finanziarie, di assicurazione, mediche e non solo, consulenti e business partner hanno bisogno di un luogo sicuro dove raccogliere i dati, lontano da occhi indiscreti. Ormai, i tempi di enormi faldoni di carta sono finiti. Questa è l’epoca della M&A data room, anche detta VDR, uno spazio virtuale dove “sicurezza” è la parola chiave. 

Cosa significa M&A

Per i non addetti ai lavori, questo termine può creare confusione. Come abbiamo visto, in termini pratici si tratta di fusioni tra diverse aziende oppure di acquisizioni, cioè quando un’impresa compra un’altra. Questo, detto in parole semplici. Però, il processo che porta alle firma sui contratti è tutto meno che semplice. 

Infatti, prima di trovare accordi e ancora prima delle negoziazioni, consulenti e professionisti si dedicano ad un processo di verifica di dati sensibili, per assicurarsi che sia tutto in ordine e preciso. Questo è il processo conosciuto come “due diligence,” diligenza dovuta. Si tratta di un’indagine completa sulla salute legale, finanziaria, operativa e strategica di una società per valutare il suo valore e potenziali rischi di un acquisizione o fusione. 

Grazie alla raccolta di questi dati, è possibile sapere se una specifica transazione vale davvero la pena. Però, questi dati sono privati e sensibili. Quindi, serve uno spazio dove raccoglierle.

Non solo, serve uno spazio sicuro dove tutto il team che lavora al processo di M&A e due diligence possa avere accesso alle informazioni per fare una valutazione corretta. Qui entrano in campo le VDR. 

Una data room virtuale per fusioni ed acquisizioni

In questi spazi virtuali, gli utenti possono compiere tre azioni fondamentali con i propri file e documenti: 

• Archiviazione
• Condivisione
• Gestione

In queste stanze digitali, è possibile archiviare i documenti sicuramente, perchè solo gli utenti autorizzati hanno accesso ai file ed è possibile quali azioni possono esercitare all’interno della VDR. Riducendo al minimo il rischio di violazione dei dati e degli accessi non autorizzati, con una data room online la condivisione è facile. Altrettanto facile è la gestione dei documenti, grazie a strumenti dedicati come i commenti, gli aggiornamenti in tempo reale, la traduzione in decine di lingue o le domande e risposte (Q&A) integrate. 

Grazie a tutte queste impostazioni e caratteristiche, l’intero processo di M&A è più snello e veloce. Con una valutazione e verifica più veloce, la due diligence non è più un rompicapo da risolvere. 

Q&A integrate e non solo: come arrivare all’approvazione della negoziazione

Velocità ed accuratezza: le data rooms sono fondamentali per ogni M&A. Grazie a una comunicazione più efficace, tutti gli utenti che hanno accesso alla VDR sono sulla stessa lunghezza d’onda. Si tratta di un vero e proprio hub centralizzato per tutti i documenti e, tra gli strumenti più utili ci sono le Q&A integrate. 

La funzione Q&A di una VDR

Cosa significa? Gli utenti autorizzati possono includere delle domande e risposte per rendere il processo più snello. Un po’ come le FAQ che si trovano in tanti articoli online, queste Q&A mirano a rispondere a tutte le domande che il team può avere, dal funzionamento di una data room m&a fino ai dati che si trovano nei documenti, come le informazioni finanziarie. La maggioranza dei fornitori di VDR include questo strumento, utile per tutti gli utenti che partecipano al processo di verifica, di fusione ed acquisizione. 

Quindi, si tratta di un modulo di comunicazione dove è anche possibile porre domande, come gli acquirenti che fanno domande ai venditori, in un luogo sicuro. In questo modo, la comunicazione tra le diverse parti è centralizzata e verificabile, dato che una virtual data room raccoglie tutta la corrispondenza in un luogo sicuro e tracciabile. E, quando tutte le parti sono chiare, arrivare all’approvazione del team di negoziazione è ancora più facile. 

L’approvazione del team di negoziazione

Tutti i protagonisti di una M&A possono avere accesso ad una data room. Dagli acquirenti fino ai venditori, passando per gli avvocati, gli investment banker e i business partner. Da ogni parte del mondo ed in ogni momento, ogni utente ha accesso alle informazioni. Per questo, spesso si arriva all’approvazione della negoziazione più velocemente e senza tanta burocrazia. Non ci sono ritardi nelle negoziazioni, anche perchè paragonare le diverse offerte è semplice, così come lo è finalizzare i termini e le condizioni dell’accordo. 

Una volta che il team ha approvato ogni singolo dettaglio, è possibile chiudere la VDR oppure usarla come uno spazio sicuro, dove i dati sensibili della transazione non andranno mai persi. Grazie ai migliori data room provider, le aziende ed i professionisti mitigano i rischi e si assicurano di vivere un processo efficace ed efficiente.